Sala obrad Rady Miejskiej w Kuusamo

Szukasz najbardziej rozsądnego i praktycznego rozwiązania w zakresie zamówień? A także gwarancji jakości montażu aż po etap odbioru końcowego? Skorzystaj z usług konsultanta ds. systemów AV.

Firma Akukon pełniła funkcję eksperta i doradcy przy projektowaniu oraz zakupie systemów audiowizualnych i konferencyjnych do sali obrad w ratuszu w Kuusamo. Miasto otrzymało rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb i przeznaczenia, które od samego początku zostało zrealizowane w sposób prawidłowy.

Podczas modernizacji sali obrad ratusza w Kuusamo oraz przyległych do niej pomieszczeń konferencyjnych zaktualizowano również wykorzystywane w nich technologie prezentacyjne.

Władze Kuusamo potrzebowały także odpowiedniego systemu do obsługi spotkań i konferencji. Zakres projektu umożliwił firmie Akukon zaangażowanie w prace od samego początku aż do momentu odbioru końcowego. Konsultant ds. systemów AV i akustyki, Sami Reina, skutecznie przeprowadził cały projekt do pomyślnej realizacji, dotrzymując napiętego harmonogramu.

Tak to zostało zrobione

Pierwszym krokiem jest uzgodnienie przez projektanta systemów AV z klientem dokładnego zakresu zamówienia. Proces ten rozpoczyna się od szacowania kosztów, opracowania projektu technicznego oraz planowania działań operacyjnych.

W przypadku gminy Kuusamo prace projektowe realizowane przez firmę Reina można podzielić na dwa etapy: projektowanie wspierające fazę budowy oraz planowanie procesu udzielenia zamówienia na systemy AV. Ten drugi etap wymaga przygotowania kompleksowej dokumentacji przetargowej, podczas gdy pierwszy określa działania realizowane w trakcie budowy, takie jak wykonanie okablowania, rozmieszczenie urządzeń oraz przygotowanie niezbędnej infrastruktury.

Dokumentacja przetargowa zawiera opis funkcjonalny systemów AV i konferencyjnych, precyzyjnie określający wymagania oraz lokalizację poszczególnych elementów.
„Opracowałem wzory dokumentów: zapytania ofertowego, formularza oferty oraz ogłoszenia o zamówieniu; następnie dział zamówień klienta dostosował je do wewnętrznych procedur. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w serwisie Hilma, służącym do publikacji informacji o zamówieniach publicznych. Kolejnym krokiem są konsultacje z klientem dotyczące wyboru trybu postępowania. Analizujemy również kryteria wyboru wykonawcy – czy decyzja będzie opierać się wyłącznie na cenie, czy też uwzględni np. system punktowy. Rozmowy te prowadzę wspólnie z klientem i jego działem zamówień”.

Chłodna, profesjonalna ocena

Podstawową zasadą zamówień publicznych jest zakaz faworyzowania jakiegokolwiek podmiotu. Innymi słowy, proces ten wymaga wiedzy fachowej pozwalającej na określenie specyfikacji sprzętu bez narzucania konkretnych marek czy modeli.
– Opracowałem specyfikację systemu dla Kuusamo w taki sposób, aby projekt można było zrealizować przy użyciu sprzętu pochodzącego od kilku różnych producentów – mówi Sami Reina.

Czyli przygotował Pan założenia przetargu w imieniu gminy?
– W dużej mierze tak. Określiłem wymagania systemowe; oczywiście treść przetargu musi być tak skonstruowana, by przyciągnąć odpowiednie oferty – takie, których realizacja jest faktycznie wykonalna. Dokonałem również oceny wszystkich nadesłanych ofert.
Określanie specyfikacji sprzętu i systemów audiowizualnych dla istniejących już obiektów bywa wyzwaniem ze względu na takie czynniki, jak przepisy dotyczące ochrony zabytków czy po prostu kwestie logistyczne związane z zasilaniem i okablowaniem. Trzeba też zachować realizm – nie wszystko, co by się chciało, da się zrealizować.
– Utrzymuję stały kontakt z użytkownikami i przedstawiam swoje spostrzeżenia na temat tego, co jest wykonalne i co faktycznie da się zrobić – podkreśla Reina.

Miasto Kuusamo aktywnie uczestniczyło w określaniu wymagań funkcjonalnych dla planowanego systemu obsługi spotkań. W zakresie technologii prezentacyjnej postawiono na łatwość obsługi i wszechstronność.

Dokumentacja zapewnia poczucie bezpieczeństwa

Celem dokumentacji przetargowej opracowanej przez Reinę jest ukierunkowanie procesu składania ofert tak, aby zapewnić uzyskanie pożądanej funkcjonalności systemu oraz umożliwić porównanie poszczególnych propozycji.
– Na szczęście pomaga mi to, że przez lata nauczyłem się rozumieć sposób myślenia większości podmiotów w branży – mówi z uśmiechem Reina.
Dokumentacja przetargowa musi umożliwiać weryfikację jakości wykonanych prac. W praktyce praca projektanta systemów AV gwarantuje, że funkcjonalność określona w projekcie jest realizowana na każdym etapie.
– Dokumentacja wyjściowa musi być wystarczająco szczegółowa, aby można było się do niej odwołać w sytuacji, gdy coś nie działa zgodnie z oczekiwaniami.

Zrobiłem to sam i zaoszczędziłem pieniądze?

Wyobraźmy sobie hipotetyczną sytuację, w której całkowicie pomijamy wiedzę ekspercką firmy Akukon, a miasto lub gmina próbują samodzielnie zrealizować projekt taki jak ten w Kuusamo. Z jakim ryzykiem się to wiąże?
– Bez udziału projektanta systemów AV można nie otrzymać tego, czego się faktycznie oczekuje, i pominąć istotne czynniki. W interesie klienta leży posiadanie systemu funkcjonującego jako spójna całość. Cel ten nie zostanie osiągnięty, jeśli w wyniku procesu zakupowego powstanie jedynie zbiór pojedynczych urządzeń, które nie współpracują ze sobą. Należy również uwzględnić cykl życia systemu i spojrzeć w przyszłość. Koszt usług projektanta zwraca się, ponieważ właściwe planowanie pozwala zoptymalizować koszty zakupu i zapewnia racjonalne przeprowadzenie przetargu na system AV.

Znalezienie rozwiązań odpowiednich dla danej lokalizacji i właściwie dobranych pod względem skali to wymagające zadanie, które wymaga fachowej wiedzy; nie ma tu miejsca na błędy wynikające z niedoszacowania czy przeszacowania potrzeb. Ekspert zna powszechnie stosowane systemy i potrafi wyjaśnić ich możliwości oraz stopień, w jakim odpowiadają one oczekiwaniom klienta.

Mówiąc najprościej – i bez przesady – wiedza ekspercka firmy Akukon przekłada się na racjonalny, opłacalny i dostosowany do konkretnego obiektu proces zakupu.

Info

Tekst: Jukka Sundholm