AV-suunnittelu toi Ylivieskan valtuustotyöskentelyn 1980-luvulta 2020-luvulle

– Akukon alkaa olla varsin kokenut valtuustosalien tekijä, toteaa Ylivieskan kaupungintalon AV-suunnittelun projektipäällikkö Toni Soininen. Akukonille onkin vuosien mittaan kertynyt vahvaa suunnitteluosaamista siitä, miten kaupungintalojen AV-järjestelmien hankinta kannattaa hoitaa.

Tausta: Ylivieskan kaupungintaloa oltiin keväällä 2017 peruskorjaamassa. Totaalisen peruskorjauksen yhteydessä myös tilojen esitystekniikka oli määrä uudistaa sekä tuoda valtuustosalin kokous- ja konferenssijärjestelmä vastaamaan tämän päivän vaatimuksia. Tätä koskevan hankinnan hoitamisesta järjestettiin kilpailutus, jonka Akukon voitti.

Miksi julkisten hankintojen Hilma-ilmoituskanavan AV-suunnittelun kilpailutus kotiutui Akukonille? Muiden referenssien perusteella voidaan sanoa Akukonin konsulttien tietävän tarkkaan, mitä toimiva kaupungintalo AV-järjestelmiltään tarvitsee ja minkälaisen suunnittelu- ja kontrolliprosessin kautta järjestelmät tuodaan toimivina tilaajalle.

Ylivieskan kaupungintalon 120 neliön kokoiseen valtuustosaliin, hallituksen kokoushuoneisiin, neuvottelutilaan ja aulakahvioon toimitettiin kokonaisia kuvantoistojärjestelmiä ja äänentoistojärjestelmiä sekä konferenssijärjestelmä.

AV-suunnittelu ajoissa kyytiin

Ylivieskan kirkonkylästä tuli kauppala vuonna 1965 ja kaupunki 1971. Sen kauppalantalon suunnitteli Arkkitehtitoimisto Saara Juola Ky. 1966 valmistunut rakennus on betonirunkoinen ja tiiliverhottu. Tyyliltään sen on nähty muistuttavan Alvar Aallon suunnittelemaa Seinäjoen kirjastoa. 2017 rakennus saneerattiin kokonaisvaltaisesti niin, että vain runko oli pystyssä.

Akukon pääsi suunnittelun kelkkaan mukaan, kun rakennushanke oli jo käynnistetty.
– AV-suunnittelun näkökulmasta päästiin hyvässä vaiheessa kiinni. Ylivieskan rakennuspäällikkö Unto Koskisella oli ymmärrys siitä, että AV-asiat kannattaa ja pitää ottaa ajoissa mukaan rakentamisen projektiin, muistelee Soininen.

AV-asennustyötä ohjaavan työselostuksen urakoitsijan velvoitteista, töistä ja tarkastuksista laati Akukonin konsultti, ins. Sami Reina. Samasta piirroskynästä syntyi merkittävä määrä asennustyön eri vaiheita määrittäviä työkuvia, joiden mukaan AV-urakoitsija toimi ja jotka dokumentaationa turvasivat tilaajan etua.

Hankinta vaihtoehtoisilla malleilla

Akukonin asiantuntemuksella saatiin kartoitettua tilaajan tarpeet ja hoidettua kilpailutus niin, että tilaaja saattoi toteuttaa hankintansa parhaalla mahdollisella tavalla.

Hankinta voitiin periaatteessa tuottaa kahdella erilaisella toteutusmallilla:

1. AV-palvelu, jossa palveluntoimittaja vastaa laitteiden ja järjestelmien investoinnista asennuksesta, käyttöönotosta sekä ylläpidosta, myös takuuajan jälkeen
2. AV-urakka, jossa tilaaja vastaa laiteinvestoinnista ja palveluntoimittaja laitteiden hankinnasta, asennuksesta, käyttöönotosta sekä ylläpidosta takuun puitteissa

– Suunnittelussamme pidimme alkuun avoimena kahta mahdollisuutta. Ylivieska päätyi AV-palveluun. Alunperin siellä oli ajateltu perinteistä AV-urakkana viemistä, siten, että ostetaan ja hankitaan leasing-sopimuksella laitteet ja joku käy ne asentamassa, ja perustakuu ja huolto tulevat urakoitsijalta. Tämän mallin korvaajaksi tuli keskusteluihin yhä yleistyvä palvelumalli. Heti se ei innostanut, mutta mieli muuttui, kun sain eri vaihtoehtojen lopulliset hintalaput selvitettyä. Palvelumallissa saa kuukausimaksua vastaan toimivan järjestelmän. Yleensä pyritään kolmen vuoden sopimukseen vuoden tai kahden optiolla. Sen jälkeen, kun laitteiden leasing päättyy, käyttäjä voi nimellisellä korvauksella lunastaa ne itselleen ja neuvotella vaikkapa ylläpitosopimuksesta tai antaa leasing-yhtiön hakea ne pois, minkä jälkeen aloitetaan suunnittelu uusilla laitteilla, kertoo Soininen.

Showtime

Insinöörin käsikirjan mukaan audiovisuaalisilla järjestelmillä tarkoitetaan useista laitteista koostuvia teknisiä kokonaisuuksia, joilla voidaan esittää ja jakaa ääntä, kuvaa ja muuta informaatiota. AV-järjestelmiä siis käytetään esittämisen, tiimityön ja viestinnän välineinä.

– Esittäminen on tärkein prioriteetti Ylivieskan valtuustosalissa. Kunnallisessa päätöksenteossa äänestystekniikka, siis konferenssijärjestelmä ja asioiden havainnollinen esittäminen on tärkeintä. Vanhastaan siellä oli vielä käytössä lappuäänestys ilman sähköistä äänestämistä. Sihteerin piti äänet laskea, sillä mitään äänestystulosten laskentamenetelmää ei ollut.

AV-järjestelmä toimii myös viestinnän välineenä.
– Jokaisella valtuutetulla on oma mikrofoni, ja kollegan puheen saa halutessaan kuulokkeisiin.

Videoseinä

AV-palvelun hankinnan suunnitteluvaiheessa Akukon esitti tarjoajille myös erän optioita. Eräs sellainen oli idea videoseinästä, joka päätyi lopulta toteutettavaksi.

– Video wall -ratkaisussa useammasta pienestä näytöstä on koottu iso seinä joka integroitiin rakenteisiin näyttävästi. Sen niin kutsuttu paloaika kestää huomattavasti pidempään kuin projektorin lamppu. Kuva on kirkas, ja samalla saatiin aiemmin häirinnyt häikäisyefekti poistettua.

AV-tekniikan ja kokousjärjestelmän suunnittelu sekä hankintojen konsultointi

Teksti: Jukka Sundholm