AV-järjestelmä sujuvoittaa Kuusamon päätöksentekoa

Tarvitsetko järkevimmän ja toteuttamiskelpoisimman hankinnan? Entä asennustyön laadun varmistamisen lopputarkastukseen asti? Käytä av-suunnittelijaa.

Akukon toimi asiantuntijana Kuusamon kaupungintalon sen valtuustosalin AV- ja kokousjärjestelmien suunnittelussa ja hankinnassa. Kaupunki sai määrämittaista, sopivaa ja kerralla oikein.

Kun Kuusamon kaupungintalon valtuustosalia kokoustiloineen oltiin peruskorjaamassa, samassa yhteydessä myös tilojen esitystekniikkaa uudistettiin.

Kuusamon kaupungilla oli lisäksi tarve saada käyttöönsä sopivin kokous- ja konferenssijärjestelmä. Projekti oli määritelty siten, että se antoi Akukonille mahdollisuudet olla mukana aivan alusta lopputarkastuksiin asti. Koko homman veti onnistuneesti ja nopealla aikataululla maaliin AV- ja akustiikkasuunnittelija Sami Reina.

Näin se tehtiin

Ensimmäisenä av-suunnittelija sopii tilaajan kanssa hankinnan tarkan sisällön. Liikkeelle lähdetään kustannusarviosta, laitesuunnittelusta ja toimintasuunnittelusta.

Kuusamon kunnan tapauksessa Reinan tekemän suunnittelun voi jakaa kahteen osaan: rakentamista tukeva suunnittelu ja av-urakan hankinnan suunnittelu. Viime mainittuun tarvitaan kokolailla kattava hankinta-aineiston tekeminen ja ensimmäinen taas määrittelee rakentamisen ajan toimet, kuten kaapeloinnin, eri laitteiden sijoittelun ja niihin vaadittavan varustelun.

Hankinta-aineistossa on sekä av- että kokousjärjestelmän toiminnallinen kuvaus. Se kertoo tarkasti mitä halutaan ja minne.
– Tein mallit tarjouspyyntökirjeestä,tarjouslomakkeesta sekä hankintailmoituksesta, jotka tilaajan hankintayksikkö viimeisteli vastaamaan hankintayksikön käytäntöjä. Hankintailmoitus julkaistiin myöhemmin julkisten hankintojen Hilma-ilmoituskanavalla. Siitä minkä tyyppisellä hankintatavalla edetään, käydään sitten tilaajan kanssa keskustelua. Samoin mietimme valintakriteerit: onko kriteerinä pelkästään hinta vai onko esimerkiksi pisteytys. Tätä keskustelua käyn tilaajan ja tilaajan hankintayksikön kanssa.

Viileää ammattimaista harkintaa

Julkisen hankinnan perusperiaatteisiin kuuluu, että ketään ei saa suosia. Toisin sanoen, julkinen hankinta tehdään sellaisella asiantuntemuksella, joka mahdollistaa laitteiden määrittelyn ilman, että laitemerkkejä ja -tyyppejä määrätään.
– Kuusamon järjestelmäkuvauksen laadin sillä tavalla, että se on mahdollista toteuttaa useamman eri valmistajan laitteilla, kertoo Sami Reina.

Sinä siis suunnittelit hankinnan kilpailutuksen sisällön kunnan puolesta?
– No, sanotaan että hyvin pitkälle näin. Määrittelin järjestelmävaatimukset, ja tietysti kilpailutuksen sisällön tulee olla sellainen, että se kerää oikeanlaisia tarjouksia, jotka oikeasti pystyy toteuttamaan. Kaikki saapuneet tarjoukset kävin myös läpi.

Av-laitteiden ja järjestelmien määrittely vanhoihin rakennuskohteisiin saattaa muun muassa suojelumääräysten tai vaikkapa vain sähkönsyötön ja kaapelien sijoittelun takia olla haastavaa. Realistikin pitäisi olla; kaikkea kivaa ei vain voi tehdä.
– Käyttäjien kanssa käyn jatkuvaa keskustelua, ja tuon esiin näkemykseni siitä, mikä on toteuttamiskelpoista ja ylipäätään mahdollista, painottaa Reina.

Kuusamon kaupunki osallistui tulevan kokousjärjestelmänsä toiminnalliseen määrittelyyn aktiivisesti. Esitystekniikan osalta tavoitteeksi lausuttiin helppokäyttöisyys ja monipuolisuus.

Dokumentaatio luo turvaa

Reinan laatiman hankinta-aineiston tarkoituksena on ohjata tarjouksia siten, että järjestelmien haluttu toiminnallisuus saavutetaan ja että ne ovat vertailukelpoisia keskenään.
– Minua onneksi auttaa, että useimpien alan toimijoiden ajatusmaailmaa olen oppinut vuosien varrella oppinut seuraamaan, myhäilee Reina.

Hankinnan dokumentaatiosta tulee voida tarkastaa tehdyn työn laatu. Käytännössä av-suunnittelijan työ takaa sen, että suunnitelman mukainen toiminnallisuus toteutuu kaikissa vaiheissa.
– On oltava riittävän tarkka lähtöaineisto, mihin voi palata, jos joku asia ei toimikaan.

Tein itse ja säästin?

Entäpä sitten sellainen ajatusleikki, jossa Akukonin asiantuntemus kokonaan poistetaan ja esimerkiksi kaupunki tai kunta lähtisi Kuusamon kaltaista hankintaa omin toimin toteuttamaan. Mitkä siinä ovat riskit?
– Ilman av-suunnittelijaa ei välttämättä saada mitä halutaan, eikä osata ottaa huomioon kaikkea tarpeellista. Tilaajan etu on kokonaisuutena toimiva järjestelmä. Ehto ei täyty, jos hankinnalla saadaan joukko yksittäisiä laitteita, jotka eivät toimi toisiaan tukien. Myös järjestelmän elinkaari tulee osata huomioida ja ajatella hieman edemmäs tulevaisuuteen. Suunnittelija maksaa oman palkkansa, koska suunnittelemalla hankinta optomoidaan myös taloudellisesti ja AV-järjestelmä osataan kilpailuttaa järkevästi.

Työlästä ja ekspertiisiä vaativaa on löytää ratkaisut, jotka ovat kohteen kannalta järkeviä ja oikein mitoitettuja. Ali tai yli ei ole varaa osua. Asiantuntija tuntee kaikki yleisesti käytössä olevat järjestelmät ja osaa kertoa, mihin ne taipuvat ja miten ne vastaavat asiakkaan toiveisiin.

Ilman ylisanoja ilmaistuna akukonlainen asiantuntemus on yhtä kuin järkevä ja toteuttamiskelpoinen hankinta kohteen mukaisesti.

Teksti: Jukka Sundholm